目次1. 株式会社SNAPSHOTのご紹介
株式会社SNAPSHOTは、名古屋市を拠点に、ソフトウェアの開発・販売・保守サポートを行っているソフトウェアメーカーです。
人事・総務業務の支援パッケージソフト「B2E pro.」、育児休業取得を支援するクラウドサービス「ChickTag（チックタッグ）」など、様々な製品・サービスを全国のお取引先に提供しています。
2. テレワーク導入の経緯
3月 新型コロナウィルス感染拡大
4月 政府による緊急事態宣言発令
これらの事態を受け、ウィルスの感染拡大を防ぐ社会的責任を果たすこと、社員の安全を守り安定的に事業を継続することを重視し、テレワークの実施を決定しました。
3. 導入にあたって発生した問題
1. 社内のサーバーにセキュアなアクセスが必要
開発技術部門のメンバーや経理担当のメンバーは、社内に設置してある開発用サーバー、ファイル共有サーバー、個人情報管理サーバーに格納されているデータを使わないと業務が行えない状態でした。もちろんサーバーに格納されているデーターを社外に持ち出すことは固く禁じられています。遠隔地から、これらのサーバーに格納された情報を安全に使用できるようにする必要がありました。
2. 技術者・デザイナーが使用するハイスペックPCへの対策
技術者・デザイナーは、業務にハイスペックなデスクトップPCを使用しており、社内から持ち出して遠隔地で使用することができませんでした。
3. 社員間・取引先とのコミュニケーション
社内、お取引先ともに、定例会議が複数運用されており、対面でのコミュニケーションが取れなくなることへの不安の声が上がっていました。
全員がテレワークとなることから、直接会話でコミュニケーションが取りにくくなることについても対策が必要でした。
4. 勤怠・運用ルール
勤務時間と休憩時間をどのように考えるか？
どうしても事務所に出社しなければならない時はどうするか？
勤怠管理システムの打刻はどうするか？
ひとつひとつ考えられる状況を洗い出し、ルールを決める必要がありました。
5. 構築期間・費用
急な決定により、時間も予算も限られているため、できるだけ短い期間かつ低コストに準備を終える必要がありました。
4. 課題を解決するために準備したこと
1. 仮想デスクトップ＆リモート接続環境の構築
遠隔地から、社内の各種サーバーに、安全かつ快適にアクセスでき、技術者やデザイナーのスペック要求にも応える接続環境を作るのは、難易度の高い要求でしたが、マイクロソフトのクラウドサービス「Azure」上に仮想のPCを作り、弊社のネットワークとVPN接続する方法で、短期間かつ低コストに実現できました。
クラウドサービス上に仮想のPCを設け、画面だけを共有するため、自宅のPCはロースペックでも、ハイスペックなPCを使う業務が行えます。速度も速く、操作も快適に行えます。
2. コミュニケーションツール導入
社員間・取引先とのコミュニケーションツールとしてマイクロソフトの「Teams」を導入しました。WEB会議、チャット(音声チャット)、スケジュール共有、チーム掲示板など、コミュニケーションに必要なツールは、このサービスで一通り揃いました。それぞれが自宅で実際に業務を行っているかの在席確認も行えます。以前より、個人別に050電話番号を発番するサービスも使用していたため、電話に関しても問題なく在宅で使える環境を整えることができました。
3. 運用ルール策定
弊社でテレワーク開始時に定めた運用ルールの一部をご紹介します。
〇出勤・退勤時は、勤怠管理システムに通常通り打刻すること
〇勤務中は電話がつながる状態にしておくこと〇早出・残業・休日出勤は原則として禁止。必要な場合は上長の許可を得ること〇会社貸与PCを使用すること〇通信手段は自身(自己負担)で確保すること
弊社は管理部門のメンバーが自力でルール策定を行いましたが、このような運用ルール策定、就業規則改訂を得意とする専門家に委託することも可能です。
4. 助成金申請・費用
テレワークの環境を整えるための費用は、助成金の申請が必要です。
弊社も今回構築にかかった費用の申請を準備中です。
費用は、月額料金制のクラウドサービスを最大限活用することで、最小限に抑えて導入することができました。１人単位、１ヶ月単位で使用することができるため、人員の増減にも即時対応でき、結果として経費の圧縮にもつながりました。
5. 実際に約２ヶ月弱テレワークで勤務した社員の声
社員A 28歳 開発技術部門 名古屋勤務
業務がテレワークになることは、開始直前の週末に知らされました。急な話で不安も多かったのですが、自宅からでも社内の開発環境と変わらない速度で、サクサク仕事を進めることができました。WEB会議のツールも使いやすく、チャットやメールも合わせれば、コミュニケーションは十分取れました。
通勤時間が無くなり、スキルアップのための勉強に使える時間も増えました。
社員B 35歳 営業部門 東京勤務
名古屋の開発チームとの打ち合わせや、取引先との打ち合わせもWEB会議でスムーズに行えました。会社のファイルサーバーも自宅から問題なくアクセスでき、事務所と変わらない利便性で仕事ができました。
何より、通勤ストレスが無くなったことで、余裕をもって仕事ができます。業務効率は事務所に出勤していた頃よりも改善していると感じています。
社員C 40歳 管理部門 名古屋勤務
テレワークを始めるにあたっては、社員から様々な不安の声が上がり、実際に課題も多くありました。１つ１つに丁寧に解決する時間もなく、走りながら解決した課題も多くありました。
しかし、実際にやってみると、社員の評判もよく、業務効率も上がっていることを実感できています。
テレワークを制度として定着させ、より成果を生み出せる働き方ができるようにしていきます。
6. 弊社がテレワークを導入したメリット
新型コロナウィルス感染拡大時、社員の安全を守りながら業務を問題なく継続することができた(第二波対策も万全)
地震・台風・大雨・洪水など、自然災害発生時にも業務を継続可能
今なら助成金が最大300万円、使った費用の75%まで申請可能
事務所への出勤者を抑制でき、事務所の縮小も検討中
WEB会議の活用により、外出しての商談、出張費を大幅に削減
社員の空き時間を生み出し、自己啓発の促進
社員の自由な働き方の実現で定着率UP・人材の採用にも好影響
その他にも様々な導入メリットがありました！
導入に興味を持たれたら、まずは弊社にご相談ください。実際に導入した経験をもって、貴社の導入をサポートさせていただきます。
もちろんご相談は無料！お気軽にお問い合わせください！
7. テレワーク導入支援サービスのご案内
弊社がこの度構築したテレワークの環境を広く一般企業の皆様にもご利用いただけるよう再構成しました。
弊社で実施したテレワーク環境の詳細を見る
実績のあるシステムを適正価格でご提供させていただきます。
テレワークの導入にお困りの際は、ぜひ弊社にご連絡ください。
もちろんご相談は無料です！
8. お問い合わせ
以下のフォームに必要事項をご入力いただき、送信してください。
折り返し、弊社担当者より３営業日以内を目処にメールにてご連絡させていただきます。
お電話によるご連絡をご希望の場合は「お問い合わせ内容」内にその旨をご記載ください。
